Политика в отношении обработки персональных данных в Администрации Губернатора Забайкальского края

1. Основные положения

1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных в Администрации Губернатора Забайкальского края(далее – Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Федеральный закон «О персональных данных»), постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами».

2. Политика вступает в силу с момента ее утверждения и подлежит пересмотру в ходе периодического анализа со стороны руководства Администрации Губернатора Забайкальского края (далее – Администрация), а также в случаях изменения законодательства Российской Федерации в области персональных данных.

3. Политика подлежит опубликованию на официальном сайте Администрации в течение 10 дней после ее утверждения.

2. Цели

4. Целью Политики является обеспечение защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных в Администрации.

3. Основные понятия

5. Для целей Политики используются следующие понятия:

персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

4. Область действия

6. Положения Политики распространяются на все отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой в Администрации.

7. Политика применяется ко всем сотрудникам Администрации.

5. Цели обработки персональных данных

8. Обработка персональных данных осуществляется в следующих целях:

1) выполнение требований трудового законодательства Российской Федерации и законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации;

2) обеспечение деятельности Губернатора Забайкальского края по осуществлению кадровой политики;

3) выполнение требований законодательства о противодействии коррупции;

4) выполнение мероприятий по рассмотрению документов в связи с поступлением ходатайств о награждении лиц государственными наградами и наградами Забайкальского края;

5) выполнение мероприятий по поступившим обращениям граждан с целью их своевременного и качественного рассмотрения;

6) формирование резерва управленческих кадров Забайкальского края (далее – резерв управленческих кадров);

7) обеспечение государственных гарантий в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения;

8) профилактика правонарушений в сфере оборота оружия, боеприпасов, взрывчатых веществ и взрывных устройств;

9) обеспечение деятельности Комиссии по вопросам помилования на территории Забайкальского края;

10) обеспечение деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Забайкальского края;

11) организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе и работающих в Администрации, а также государственных гражданских служащих;

12) ведение бухгалтерского учета в Администрации.

6. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются

9. В Администрации осуществляется обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

1) лица, замещающие должности государственной гражданской службы в Администрации;

2) лица, замещающие государственные должности в Правительстве Забайкальского края, обеспечение деятельности которых осуществляет Администрация;

3) лица, замещающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы;

4) руководители государственных учреждений, контроль и координацию деятельности которых осуществляет Администрация, а также граждане, претендующие на указанные должности;

5) граждане, претендующие на замещение вакантной должности государственной гражданской службы в Администрации;

6) граждане, претендующие на включение в кадровый резерв Администрации;

7) граждане, включенные в кадровый резерв Администрации;

8) граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы в органах государственной власти Забайкальского края и государственных органах Забайкальского края;

9) граждане, участвующие в конкурсах на включение в кадровые резервы органов государственной власти Забайкальского края и государственных органов Забайкальского края (далее – кадровые резервы);

10) граждане, включенные в кадровые резервы;

11) граждане, претендующие на замещение должностей заместителей Губернатора Забайкальского края, членов Правительства Забайкальского края, руководителей иных исполнительных органов государственной власти Забайкальского края и их заместителей;

12) государственные гражданские служащие Забайкальского края, включенные в реестры государственных гражданских служащих органов государственной власти Забайкальского края и государственных органов Забайкальского края;

13) граждане, претендующие на отдельные должности руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, кандидатуры которых представлены для согласования соответствующими руководителями федеральных органов исполнительной власти;

14) граждане, претендующие на должность руководителя Территориального фонда обязательного медицинского страхования Забайкальского края;

15) руководители исполнительных органов государственной власти Забайкальского края, являющиеся государственными гражданскими служащими, лица, замещающие государственные должности Забайкальского края, а также граждане, претендующие на указанные должности;

16) лица, замещающие муниципальные должности, должности муниципальной службы, работники муниципальных организаций, а также граждане, претендующие на указанные должности;

17) граждане, претендующие на должности руководителей краевых государственных унитарных предприятий, краевых государственных учреждений;

18) работники органов государственной власти Забайкальского края и государственных органов Забайкальского края, осуществляющие профессиональную деятельность по профессиям рабочих или должностям служащих, входящим в соответствующую профессиональную квалификационную группу;

19) граждане, претендующие на получение государственных наград и наград Забайкальского края;

20) граждане, персональные данные которых необходимы при рассмотрении обращений граждан;

21) граждане, претендующие на включение и включенные в резерв управленческих кадров;

22) заявители – организаторы публичного мероприятия;

23) государственные гражданские служащие Забайкальского края, лица, замещающие государственные должности Забайкальского края, Губернатор Забайкальского края;

24) осужденные, обратившиеся с ходатайством в Комиссию по вопросам помилования на территории Забайкальского края;

25) граждане, обратившиеся в комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав Забайкальского края;

26) государственные гражданские служащие, замещающие должности в Администрации, и лица, замещающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы, состоящие на воинском учете;

27) государственные гражданские служащие, замещающие должности в Администрации, и лица, замещающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы, уволенные из Администрации;

28) сенаторы Российской Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

29) граждане, добровольно сдавшие в органы внутренних дел или в любое подразделение (орган) войск национальной гвардии, находящиеся на территории Забайкальского края, незаконно хранящиеся у них оружие и боеприпасы или предоставившие достоверную информацию о незаконном хранении иными лицами оружия, боеприпасов, взрывчатых веществ и взрывных устройств;

30) государственные гражданские служащие, подавшие заявление на предоставление единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.

10. Персональные данные обрабатываются в сроки, обусловленные заявленными целями их обработки.

11. Обработка персональных данных осуществляется с момента их получения Администрацией и прекращается:

по достижении целей обработки персональных данных;

в связи с утратой необходимости в достижении ранее заявленных целей обработки персональных данных.

12. Сроки хранения персональных данных, содержащихся на материальных носителях информации, устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

Персональные данные, содержащиеся в личных делах государственных гражданских служащих Администрации, замещающих государственные должности в Правительстве Забайкальского края, лиц, замещающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы и руководителей государственных учреждений, контроль и координацию деятельности которых осуществляет Администрация, хранятся в кадровом подразделении Администрации в течение времени, установленного действующим законодательством.

В дальнейшем личные дела формируются и передаются в ведомственный архив Администрации Губернатора Забайкальского края, где хранятся в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

Персональные данные граждан, обратившихся в Администрацию лично, а также направивших индивидуальные или коллективные обращения в письменной форме или в форме электронного документа, хранятся в течение 5 лет. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

13. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Администрации.

7. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации

14. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.

15. Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации:

1) персональные данные при их обработке обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее – материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков);

2) при фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. При обработке различных категорий персональных данных для каждой категории персональных данных используется отдельный материальный носитель;

3) лица, осуществляющие обработку персональных данных (в том числе сотрудники Администрации или лица, осуществляющие такую обработку по соглашению (договору) с Администрацией), проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется Оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами Администрации;

4) при использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее – типовая форма), соблюдаются следующие условия:

типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) содержат сведения о цели обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес Оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных;

типовая форма предусматривает поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных – при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

типовая форма составляется таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

типовая форма исключает объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы;

5) при ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится Оператор, или в иных аналогичных целях, соблюдаются следующие условия:

необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) предусмотрена актом Оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится Оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится Оператор.

16. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, принимаются меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

1) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

2) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

17. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание). Указанные правила применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

18. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, – путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

19. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, осуществляется таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

20. Обеспечивается раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

21. При хранении материальных носителей соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются Администрацией.

8. Сферы ответственности

22. Администрация назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных.

23. Администрация предоставляет лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных, необходимые сведения.

24. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, выполняет следующие функции:

осуществляет внутренний контроль за соблюдением Оператором и его работниками законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

доводит до сведения работников Оператора положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;

организовывает прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществляет контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

25. Лица, виновные в нарушении требований Федерального закона «О персональных данных», несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

26. Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, установленных Федеральным законом «О персональных данных», а также требований к защите персональных данных, установленных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных», подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.

9. Ключевые результаты

27. При достижении целей ожидаются следующие результаты:

обеспечение защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных в Администрации;

повышение общего уровня информационной безопасности Администрации;

минимизация юридических рисков Администрации.

10. Связанные политики

28. Связанные политики отсутствуют.